STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGAWASAN DPM FPB UMY

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGAWASAN

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA

FAKULTAS PENDIDIKAN BAHASA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

                      PERIODE 2016-2017

             STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGAWASAN

DPM KM FPB UMY PERIODE 2016 - 2017

A.  Pendahuluan

DPM KM FPB UMY sebagai dewasa ini merupakan lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Keluarga Mahasiswa Fakultas Pendidikan Bahasa Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Berhubung begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut.

Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah “Standar Operasional Prosedur” yang selanjutnya disebut SOP.

SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama Keluarga Mahasiswa Fakultas Pendidikan Bahasa Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

B.  Pengertian

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh DPM KM FPB UMY untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan.

C.  Tujuan

Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut :

1.      Mempermudah pelaksanaan tugas

2.      Mengawasi kinerja BEM dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pelaksanaan tugas.

D.    Fungsi

Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut :

1.      Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pelaksanaan tugas organisasi.

2.      Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis organisasi.

3.      Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi

BAB I

MEKANISME KERJA ORGANISASI

Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan DPM KM FPB UMY , hal tersebut didefinisikan sebagai berikut:

A.      Pengantar

Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya dengan baik.

B.       Pelaksana

Pelaksana tugas dan wewenang masing masing pengurus diatur dalam job description  yang tersusun di AD / ART KM FPB UMY Periode 2016 – 2017.

C.       Alur koordinasi proposal kegiatan BEM KM FPB UMY

 

                                                          

 

D.     Alur Koordinasi Laporan Pertanggung Jawaban

 

 

      BAB II

PROSEDUR KEGIATAN

A.                                     Pendahuluan

        Kegiatan atau program kerja dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan mengevalusi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Hasil – hasil rapat selain diketahui oleh kepanitiaan yang terlibat pada saat kegiatan  tersebut juga dimungkinkan semua kepengurusan BEM KM FPB UMY dan DPM KM FPB UMY dapat mengetahui hasil rapat tersebut.

B.    Pelaksanaan Kegiatan

1.      Rapat koordinasi (rakor) merupakan rapat yang dihadiri oleh DPM FPB dan BEM FPB yang merupakan salah satu bagian dari fungsi controlling DPM terhadap BEM.

2.      REMONEV (  Reporting Monitoring and Evaluating ) dilaksanakan oleh DPM KM FPB UMY setiap dalam 3 bulan 1 X Terkait Program Kerja BEM KM FPB UMY.   

3.      Agenda Rakor:

·      Evaluasi program kerja yang telah terlaksana dan pembahasan program kerja yang akan dilaksanakan dalam satu bulan ke depan (time schedule kegiatan  disetiap kepengurusan BEM FPB)

·      Rekomendasi – rekomendasi berdasarkan aspirasi mahasiswa.

4.      DPM wajib membuat rekapan absensi dan notulensi rakor yang dibuat oleh      sekretaris komisi.

5.      Komisi C segera merapihkan hasil rakor untuk direkap sebagai dokumentasi DPM FPB.

6.      Pengontrolan BEM dan pihak terkait bisa dilakukan di luar acara Rakor dan REMONEV

7.      Pra kegiatan :

·         Ada 2-3 orang anggota DPM yang didelegasikan untuk mengikuti rapat kepanitaan di awal, tengah dan akhir kegiatan.

·         Tugas pokok delegasi:

-          Mengikuti jalannya acara dengan baik

-          Tidak mengganggu jalannya kegiatan.

-          Memberi saran dan masukan yang membangun.

Saat Kegiatan:

·          Ada 2-3 orang anggota DPM yang diundang untuk mengawasi        kegiatan:

·         Tugas pokok delegasi:

-          Mengikuti jalannya acara dengan baik

-          Tidak mengganggu jalannya kegiatan

-          Membagikan kuisioner kepada peserta kegiatan

-          Merekapitulasi hasil kuisioner

-          Membuat berita acara.

Pasca kegiatan:

·           Ada 2-3 orang anggota DPM yang didelegasikan untuk mengikuti pasca atau evaluasi kegiatan BEM

·      Tugas pokok delegasi:

-          Mengikuti jalannya acara dengan baik

-          Tidak mengganggu jalannya kegiatan

-          Menjelaskan hasil kuisioner.

8.      Setiap delegasi wajib membawa:

·      ID Card

·      Surat tugas. Tidak usah karena menyusahkan

9.      Setiap delegasi wajib mengemban tugas pokok, jika tidak terlaksana BEM wajib melaporkan kepada ketua umum DPM FPB.

10.  Setiap kegiatan yang akan dilakukan oleh BEM harus terlebih dahulu  dikoordinasikan dengan DPM melalui mekanisme yang telah disepakati.  

11.     DPM KM FPB UMY mendelegasikan anggotanya dalam hal ini dinaungi oleh Komisi Pengawasan untuk menjadi Penanggung Jawab Pengawasan disetiap kepengurusan BEM KM FPB UMY

12.     Setiap Penanggung Jawab Pengawasan wajib diikutsertakan dalam forum resmi (grup sosial media) agar kegiatan kepengawasan lebih efektif dan kondusif.

13.     Sifat Kepengawasan tidak boleh menghambat kreatifitas BEM kecuali bertentangan dengan aturan-aturan yang berlaku.

C.           Format berita acara kegiatan :

1.                  Nama Kegiatan

2.                  Tujuan Kegiatan

3.                  Waktu dan Tempat Kegiatan

4.                  Peserta Kegiatan

5.                  Narasumber Kegiatan

6.                  Gambaran Kegiatan

7.                  Hambatan – Hambatan

8.                  Evaluasi Dan Rekomendasi.

D.    Evaluasi Kegiatan

1.         Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan.

2.         Membahas penyimpangan – penyimpangan yang terjadi.

3.         Memberi saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis

       diwaktu mendatang.

E.     Format Proposal Kegiatan :

1.         Halaman Judul

2.         Latar belakang

3.         Tujuan kegaiatan

4.         Nama dan tema kegiatan

5.         Bentuk kegiatan

6.         Peserta

7.         Penyelenggara

8.         Jadwal dan lokasi kegiatan

9.         Susunan acara

10.     Susunan panitia

11.     Anggaran dana

12.     Penawaran kejasama (sponsorship)

13.     Penutup

F.     Format penyusunan LPJ

1.      Pendahuluan

2.      Nama Kegiatan

3.      Tema Kegiatan

4.      Tujuan Kegiatan (Harus mencerminkan Visi dan Misi Organisasi dan Selaras dengan Program Kerja, Visi dan Misi Fakultas)

5.      Sasaran Kegiatan

6.      Waktu Kegiatan

7.      Tempat Kegiatan

8.      Susunan Kepanitaan ( NIM, Prodi, Contact masing-maing panitia ditulis lengkap)

9.      Jadwal Kegiatan

10.  Realisasi Kegiatan:

a.       Jumlah peserta

b.      Penjelasa tentang Pemateri

c.       Tingkat pencapaian output

d.      Tingkat pencapaian outcome:

-          Manfaat (bagaimana manfaat dari kegiatan yang telah dilakukan)

-          Hambatan ( hambatan apa saja yang terjadi sebelum, saat dan selesai pelaksaan kegiatan)

-          Usulan untuk mengatasi hambatan/saran (masukan apa saja yang bias diberikan supaya kedepannya bias lebih baik)

11.  Pelaporan Keuangan:

a.       Pemasukan (sumber pemasukan kegiatan darimana saja)

b.      Pengeluaran (semua bukti pengeluaran sesuai dengan dana yang sudah diterima/diajukan)

12.  Penutup

13.  Pelaksanaan Kegiatan

14.  Lampiran

a.       Nota

b.      Foto-foto Kegiatan

G.    Penutup

   Pada bagian penutup berisi harapan, Tindak Lanjut dan Ucapan Terima Kasih.

Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik baiknya. Hal hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian hari sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Yogyakarta,   27 Februari 2017

Tim Penyusun :

Ketua Komisi C DPM KM FPB UMY Afdhal Fikri Mirma NIM.20150820012

Sekretaris Komisi C DPM KM FPB UMY Feyzar Al Fariq B.Dj NIM.20150820042

Staff Komisi C DPM KM FPB UMY Edwin Januardie NIM.20150810110

Staff Komisi C DPM KM FPB UMY Maya Lailatussa’idah NIM.20160820015

Mengetahui,

Ketua DPM KM FPB UMY

Nuriana Irfan

NIM.20140820013