STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGAWASAN DPM FPB UMY
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGAWASAN
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
FAKULTAS PENDIDIKAN BAHASA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
PERIODE
2016-2017
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGAWASAN
DPM KM FPB UMY PERIODE 2016 - 2017
A. Pendahuluan
DPM KM FPB UMY sebagai dewasa ini merupakan lembaga
kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Keluarga Mahasiswa
Fakultas Pendidikan Bahasa Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Berhubung
begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik
demi pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut.
Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat
yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena
manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh
karena itu dibuatlah sebuah “Standar Operasional Prosedur” yang
selanjutnya disebut SOP.
SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan
melaksanakan kegiatan yang membawa nama Keluarga Mahasiswa Fakultas Pendidikan
Bahasa Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
B.
Pengertian
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar
instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh DPM KM FPB UMY untuk
jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan agar terciptanya suatu
tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan
terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan.
C.
Tujuan
Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional
Prosedur adalah sebagai berikut :
1.
Mempermudah pelaksanaan tugas
2.
Mengawasi kinerja BEM dan kepanitiaan
agar tidak terjadi tumpang tindih pelaksanaan tugas.
D. Fungsi
Adapun
fungsi dari SOP adalah sebagai berikut :
1. Sebagai
cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pelaksanaan
tugas organisasi.
2.
Sebagai wahana mekanisme untuk
mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan
organisatoris dan perencanaan strategis organisasi.
3.
Sebagai katalisator yang efektif bagi
pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi
BAB I
MEKANISME KERJA ORGANISASI
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat
sebuah manajemen yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus
memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara
manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk
mengoptimalkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan DPM KM FPB UMY , hal
tersebut didefinisikan sebagai berikut:
A. Pengantar
Untuk
menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka
diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya dengan baik.
B. Pelaksana
Pelaksana
tugas dan wewenang masing masing pengurus diatur dalam job description yang
tersusun di AD / ART KM FPB UMY Periode 2016 – 2017.
C.
Alur koordinasi proposal kegiatan BEM
KM FPB UMY
D.
Alur
Koordinasi Laporan Pertanggung Jawaban
BAB II
PROSEDUR KEGIATAN
A.
Pendahuluan
Kegiatan
atau program kerja dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan
mengevalusi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Hasil – hasil
rapat selain diketahui oleh kepanitiaan yang terlibat pada saat kegiatan tersebut juga dimungkinkan semua kepengurusan
BEM KM FPB UMY dan DPM KM FPB UMY dapat mengetahui hasil rapat tersebut.
B. Pelaksanaan Kegiatan
1.
Rapat
koordinasi (rakor) merupakan rapat yang dihadiri oleh
DPM FPB dan BEM FPB yang merupakan salah satu bagian dari fungsi controlling DPM
terhadap BEM.
2.
REMONEV ( Reporting Monitoring and Evaluating )
dilaksanakan oleh DPM KM FPB UMY
setiap dalam 3 bulan 1 X Terkait Program Kerja BEM KM FPB UMY.
3.
Agenda
Rakor:
·
Evaluasi
program kerja yang telah terlaksana dan pembahasan program kerja yang akan
dilaksanakan dalam satu bulan ke depan (time
schedule kegiatan disetiap kepengurusan BEM FPB)
·
Rekomendasi
– rekomendasi berdasarkan aspirasi mahasiswa.
4.
DPM wajib
membuat rekapan absensi dan notulensi rakor yang dibuat oleh sekretaris komisi.
5.
Komisi C
segera merapihkan hasil rakor untuk direkap sebagai dokumentasi DPM FPB.
6.
Pengontrolan
BEM dan pihak terkait bisa dilakukan di luar acara Rakor dan REMONEV
7.
Pra kegiatan :
·
Ada 2-3
orang anggota DPM yang didelegasikan untuk mengikuti rapat kepanitaan di awal,
tengah dan akhir kegiatan.
·
Tugas pokok
delegasi:
-
Mengikuti
jalannya acara dengan baik
-
Tidak
mengganggu jalannya kegiatan.
-
Memberi
saran dan masukan yang membangun.
Saat Kegiatan:
·
Ada 2-3 orang anggota DPM yang diundang untuk
mengawasi kegiatan:
·
Tugas pokok
delegasi:
-
Mengikuti
jalannya acara dengan baik
-
Tidak
mengganggu jalannya kegiatan
-
Membagikan
kuisioner kepada peserta kegiatan
-
Merekapitulasi
hasil kuisioner
-
Membuat
berita acara.
Pasca kegiatan:
·
Ada 2-3
orang anggota DPM yang didelegasikan untuk mengikuti pasca atau evaluasi
kegiatan BEM
·
Tugas pokok
delegasi:
-
Mengikuti
jalannya acara dengan baik
-
Tidak
mengganggu jalannya kegiatan
-
Menjelaskan
hasil kuisioner.
8.
Setiap
delegasi wajib membawa:
·
ID Card
·
Surat tugas.
Tidak usah karena menyusahkan
9.
Setiap
delegasi wajib mengemban tugas pokok, jika tidak terlaksana BEM wajib
melaporkan kepada ketua umum DPM FPB.
10. Setiap kegiatan yang akan
dilakukan oleh BEM harus terlebih dahulu dikoordinasikan
dengan DPM melalui mekanisme yang telah disepakati.
11.
DPM KM
FPB UMY mendelegasikan anggotanya dalam hal ini dinaungi oleh Komisi Pengawasan untuk menjadi Penanggung Jawab Pengawasan disetiap kepengurusan BEM KM FPB UMY
12.
Setiap
Penanggung Jawab Pengawasan wajib diikutsertakan dalam forum resmi (grup sosial
media) agar kegiatan kepengawasan lebih efektif dan kondusif.
13.
Sifat
Kepengawasan tidak boleh menghambat kreatifitas BEM kecuali bertentangan dengan
aturan-aturan yang berlaku.
C.
Format
berita acara kegiatan :
1.
Nama
Kegiatan
2.
Tujuan
Kegiatan
3.
Waktu dan
Tempat Kegiatan
4.
Peserta
Kegiatan
5.
Narasumber
Kegiatan
6.
Gambaran
Kegiatan
7.
Hambatan –
Hambatan
8.
Evaluasi
Dan Rekomendasi.
D. Evaluasi Kegiatan
1.
Mengevaluasi
kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan.
2.
Membahas
penyimpangan – penyimpangan yang terjadi.
3.
Memberi
saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis
diwaktu mendatang.
E.
Format
Proposal Kegiatan :
1.
Halaman
Judul
2.
Latar
belakang
3.
Tujuan
kegaiatan
4.
Nama dan
tema kegiatan
5.
Bentuk
kegiatan
6.
Peserta
7.
Penyelenggara
8.
Jadwal dan
lokasi kegiatan
9.
Susunan
acara
10.
Susunan
panitia
11.
Anggaran
dana
12.
Penawaran
kejasama (sponsorship)
13.
Penutup
F.
Format
penyusunan LPJ
1.
Pendahuluan
2.
Nama
Kegiatan
3.
Tema
Kegiatan
4.
Tujuan
Kegiatan (Harus mencerminkan Visi dan Misi Organisasi dan Selaras dengan
Program Kerja, Visi dan Misi Fakultas)
5.
Sasaran Kegiatan
6.
Waktu
Kegiatan
7.
Tempat
Kegiatan
8.
Susunan
Kepanitaan ( NIM, Prodi, Contact masing-maing panitia ditulis lengkap)
9.
Jadwal
Kegiatan
10. Realisasi Kegiatan:
a.
Jumlah
peserta
b.
Penjelasa
tentang Pemateri
c.
Tingkat
pencapaian output
d.
Tingkat
pencapaian outcome:
-
Manfaat
(bagaimana manfaat dari kegiatan yang telah dilakukan)
-
Hambatan (
hambatan apa saja yang terjadi sebelum, saat dan selesai pelaksaan kegiatan)
-
Usulan untuk
mengatasi hambatan/saran (masukan apa saja yang bias diberikan supaya
kedepannya bias lebih baik)
11. Pelaporan Keuangan:
a.
Pemasukan
(sumber pemasukan kegiatan darimana saja)
b.
Pengeluaran
(semua bukti pengeluaran sesuai dengan dana yang sudah diterima/diajukan)
12. Penutup
13. Pelaksanaan Kegiatan
14. Lampiran
a.
Nota
b.
Foto-foto
Kegiatan
G.
Penutup
Pada
bagian penutup berisi harapan, Tindak Lanjut dan Ucapan Terima Kasih.
Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat
untuk dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik baiknya. Hal hal yang belum
diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian hari sebagaimana mestinya.
Ditetapkan
di Yogyakarta, 27 Februari 2017
Tim Penyusun :
Ketua
Komisi C
DPM
KM FPB UMY
Afdhal
Fikri Mirma
NIM.20150820012 |
Sekretaris
Komisi C
DPM
KM FPB UMY
Feyzar
Al Fariq B.Dj
NIM.20150820042 |
Staff
Komisi C
DPM
KM FPB UMY
Edwin
Januardie
NIM.20150810110 |
Staff
Komisi C
DPM
KM FPB UMY
Maya
Lailatussa’idah
NIM.20160820015 |
Mengetahui,
Ketua DPM KM FPB UMY
Nuriana Irfan
NIM.20140820013
maaf mau tanya kak, untuk gambarnya kok tidak tertera yaa kak, hihihi :)
BalasHapus